Problematiek
Een industrieel bedrijf stond aan de vooravond van een aantal strategische overnames. De overnames waren noodzakelijk om in een markt met geringe marges voldoende schaalgrootte te genereren. Door meer productie over gespecialiseerde productielocaties te verspreiden zou de efficiency moeten toenemen en zouden inkoopvoordelen behaald moeten worden. Tevens werd in de toevoeging van een distributiecentrum voorzien. De bestaande financiële en logistieke systemen waren hierop niet berekend. Daarnaast bestond de behoefte om over te gaan van achteraf-registratie naar directe registratie van voorraadtransacties voor meer up-to-date logistieke informatie.
Aanpak
Volvox leverde een projectmanager die om wist te gaan met de volgende situatie. Omdat gedurende de projectperiode zeer weinig capaciteit beschikbaar was vanwege een moeilijke arbeidsmarkt, was een pragmatische aanpak vereist tijdens het ontwikkelen van de nieuwe informatiesystemen. Van projectmedewerkers moest gevraagd worden om zowel operationele taken als projecttaken te vervullen, terwijl daar vanwege de overnames ook nog extra werkzaamheden bijkwamen. Gegeven dit spanningsveld heeft de Volvox-projectmanager er voor gekozen om eerst en vooral de systemen in te voeren bij het moederbedrijf, zonder wezenlijke veranderingen in werkmethodieken. De vervolgimplementaties zijn direct na de eenwording van het moederbedrijf en de geacquireerde bedrijven gestart.
Bereikt resultaat
Het bedrijf is in staat gebleken om door acquisitie te groeien en de nieuwe bedrijfsonderdelen naadloos in de bestaande bedrijfsstructuur op te nemen. De invoering van de financiële en logistieke systemen heeft sterk bijgedragen aan het stroomlijnen van de werkwijzen in de geacquireerde bedrijven en heeft hiermee als katalysator gewerkt voor de integratie met het moederbedrijf. Door de aard van de producten (bederfelijke waar) en klanteisen (zeer korte levertijden) was het tijdelijk niet beschikbaar zijn van de systemen onacceptabel. De verschillende implementaties zijn zonder verlies van productie en leverdagen uitgevoerd. De systeemeisen zijn waargemaakt en bovendien zijn de systemen door alle medewerkers volledig geaccepteerd.