Organisatie Engineering en de methode DEMO

Het bewaken en aanpassen van een volledig bedrijfsproces is een activiteit die continu moet plaatsvinden. Immers, veranderingen in de omgeving nopen tot het kritisch blijven bekijken van het proces. Binnen veel organisaties hebben weinigen inzicht in het bedrijfsproces, ook al maakt men er zelf deel vanuit. Aanpassingen komen dan (bijna) altijd te laat of leveren niet datgene op wat men ervan verwachtte. Ondanks de goede intenties om een bedrijfsproces te verbeteren, faalt weer een duur project of programma. Is dit probleem overbrugbaar? Welzeker, maar dan moet er een gemeenschappelijk kader zijn van waaruit iedereen denkt en communiceert.

Traditioneel denken: onvoldoende inzage bedrijfsprocessen

Bij veel organisaties bestaat onvoldoende inzage in het precieze verloop van de bedrijfsprocessen. Diverse redenen zijn hiervoor aan te wijzen. Kort samengevat komt het erop neer dat men bij een optimalisatie of verandering alleen bekijkt wat het resultaat moet zijn. Hoe de optimalisatie of verandering daadwerkelijk in elkaar moet zitten, blijft vaak een onvolledig beantwoorde vraag. Hierdoor ontstaan verstoringen in het verbeterproces en wordt het verwachte rendement niet gehaald.

Andere manier van denken

De vraag hoe een optimalisatie of verandering van bedrijfsprocessen er uit moet zien blijkt van essentieel belang te zijn. De beantwoording van de vraag is een voorwaarde voor een geslaagde doorvoering van een verbetering. Door een andere manier van denken en een andere werkwijze geeft men hieraan invulling. Als men zich deze denkwijze eigen maakt, liggen er mogelijkheden voorhanden om de organisatie sterker te laten profileren op de markt en beter te laten zijn dan de concurrentie.

Wat houdt die andere manier van denken in? Allereerst moet men de communicatie tussen de personen als uitgangspunt nemen. Immers, alleen mensen dragen verantwoordelijkheid en hebben bevoegdheden. Die gebruiken ze om in onderling overleg producten en/of diensten te leveren. Ze maken daartoe afspraken met elkaar. Door deze communicatiepatronen te bepalen brengt men alle schakels van een bedrijfsproces in kaart. Door deze schakels in de tijd uit te zetten verkrijgt men inzicht in het totale bedrijfsproces. Belangrijk hierbij is dat ondersteunende zaken als informatievoorziening in eerste instantie buiten beschouwing worden gelaten. Dus niet langer de informatiesystemen als uitgangspunt nemen, maar de mensen binnen een organisatie! Iedere organisatie is immers een sociaal systeem en geen logisch of rationeel systeem. Bedrijfsmodellen gebaseerd op de principes van Organisatie Engineering bieden hiertoe handvatten.

Organisatie Engineering

In de traditionele organisatiewetenschap vormt de teleologische systeemdefinitie de basis waarop naar organisaties wordt gekeken. Dit wil zeggen dat de functie en het gedrag van het systeem in relatie tot zijn omgeving wordt beschouwd. Het bijbehorende paradigma voor deze manier van denken is het IPO-paradigma (Input-Process-Output). En het bijbehorende modeltype hierbij is het black-box model. Veel mensen denken vanuit dit paradigma. Organisatie Engineering is gebaseerd op de ontologische systeemdefinitie. Hierbij worden constructie en werking van een systeem in ogenschouw genomen. Het paradigma dat hieraan verbonden is, is het PSI-paradigma (Performance in Social Interaction). Het white-box model hoort bij dit paradigma. Hier is duidelijk dat het hier om twee verschillende zienswijzen gaat. Zij sluiten elkaar echter niet uit; ze zijn complementair. Het IPO-paradigma is uitstekend bruikbaar voor het besturen van organisaties. Het PSI-paradigma met bijbehorend white-box model is vooral bruikbaar om veranderingen in een organisatie door te voeren. Dan namelijk zijn de werking en constructieprincipes voor en na de verandering van essentieel belang.

DEMO®

Een methodiek die gebaseerd is op de principes en denkwijze van Organisatie Engineering is de DEMO Engineering Methodologie voor Organisaties (DEMO). Deze methodiek operationaliseert de denkwijze van het PSI-paradigma. Hiermee kan men een organisatie of organisatiedeel volledig in kaart brengen, inclusief de interactie met de omgeving. Wat men zich goed moet realiseren is dat de basis van de methodiek wordt gevormd door de communicatie tussen actoren, die vervolgens wordt gebruikt voor het voorbrengen van een dienst of product.

Toepassingen

DEMO kent vele doeleinden en toepassingen. Grofweg is een driedeling te maken in de toepassingen:

  • optimaliseren
  • veranderen van bedrijfsdoelstelling
  • ketenintegratie.

Alle drie de toepassingen gaan weliswaar met veranderingen gepaard, maar het uitgangspunt is anders. In het eerste geval ligt het accent sterk op rendementsverbetering. Het tweede toepassingsgebied wordt gekenmerkt door een andere bedrijfsdoelstelling en de daaruit volgende omslag in de interne bedrijfsvoering, al dan niet door externe factoren (marktwerking, wetgeving etc.) afgedwongen. Het derde aandachtsgebied is extern gericht. Het accent ligt meer op ketenintegratie of wijzigende distributienetwerken. E-commerce is een voorbeeld in dit verband, waarbij het niet uitmaakt of het om Business-to-Business dan wel Business-to-Consumer kanalen gaat.

Aanbod

Indien u geïnteresseerd bent in deze aanpak, maken we graag een afspraak voor een intakegesprek. Het resultaat van het intakegesprek kan zijn dat een voorstel voor het uitvoeren van een quick-scan wordt gedaan. Aan quick-scans gericht op optimalisatie/rendementsverbetering van bedrijfsprocessen durven wij een no-cure-no-pay garantie te verbinden. Als uit zo’n quick-scan blijkt dat voor het onderzochte bedrijfsproces geen kostenreductie van minimaal 10% kan worden gerealiseerd, dan wordt het bedrag voor de quick-scan niet in rekening gebracht.

Reageren

Voor meer informatie neemt u contact met ons op via info@volvox.nl.