Problematiek
Bij een grote zorgverzekeraar moest het ziekenfondsinformatiesysteem met een bestand van 600.000 verzekerden vervangen worden. Het nieuwe systeem moest voorzien in een wetswijziging en de doorlooptijd mocht de jaargrens niet overschrijden. Om administratief-organisatorische complicaties te voorkomen moest de conversie en datamigratie samenvallen met de overgang naar een nieuw boekjaar. Een extra complicatie betrof het wegvallen van de projectmanager bij de start van het project. Er was nog steeds geen voltooid projectplan en zeker geen planning.
Aanpak
Na het wegvallen van de beoogde projectmanager kreeg een projectmanager van Volvox de opdracht de systeemontwikkeling te leiden. Allereerst is door hem een plan van aanpak opgesteld met inbreng van systeemgebruikers, deelprojectleiders en een consultant van Oracle. Vervolgens werd er een koppeling gemaakt tussen het oude systeem en de financiële module van Oracle Open Zorg ten behoeve van de inning van de eigen bijdragen. Daarna is gewerkt aan systeemontwerp- en realisatie, conversie en datamigratie, inclusief een uitgebreide systeem- en acceptatietest en proefconversie. Veel aandacht is tijdens het project besteed aan het functioneel systeembeheer dat direct na oplevering in werking moest treden. Halverwege besloot de Raad van Bestuur een marketingproject onder te brengen in het project vanwege de wederzijdse afhankelijkheid. Gegeven de beheersbaarheid van het project bleek de marketingactie goed in te plannen en haalbaar te zijn.
Bereikt resultaat
De conversie en datamigratie hebben foutloos plaatsgevonden rondom de jaarovergang. De meest urgente conversie-uitval was in anderhalve week verwerkt en het nieuwe informatiesysteem was gereed voordat de piekdrukte voor de zorgverzekeraar begon. Het totale project is door de Volvox projectmanager binnen het geplande budget (6 miljoen euro) en op tijd (geplande projectduur 1 jaar) uitgevoerd. Totaal hebben 50 medewerkers full-time geparticipeerd in het project en zijn daarnaast nog eens 100 projectmedewerkers op part-time basis bij het project betrokken geweest.